Déclarer un sinistre dans un local professionnel : la checklist
Après un incendie, un dégât des eaux, un vol ou une inondation, il faut protéger les personnes, empêcher l'aggravation, préserver les preuves et relancer l'activité. Une déclaration structurée permet à chaque intervenant de comprendre plus vite la situation.
1. Protéger les personnes et limiter l'aggravation
Appelez les secours pour tout danger, incendie, blessure, fuite importante ou risque électrique. Ne pénétrez pas dans un local dangereux. Lorsque cela peut être fait sans risque, coupez l'arrivée d'eau ou l'énergie concernée, déplacez les biens non touchés et protégez provisoirement les ouvertures.
Les mesures conservatoires ne sont pas une remise en état définitive. Conservez les factures et notez qui a décidé quoi. Si un tiers est responsable ou si le sinistre provient d'un voisin, relevez ses coordonnées sans attendre.
2. Déclarer rapidement avec les informations disponibles
Consultez le contrat pour le délai et le canal applicables à l'événement. N'attendez pas d'avoir un chiffrage définitif : une déclaration initiale peut être complétée. Indiquez :
- le numéro de contrat et l'établissement concerné ;
- la date, l'heure et les circonstances connues ;
- la nature des dommages et zones touchées ;
- les mesures de sauvegarde déjà prises ;
- les tiers, victimes ou voisins concernés ;
- l'impact sur l'activité et les besoins urgents ;
- les coordonnées du responsable du dossier.
Demandez un numéro de sinistre, le nom du gestionnaire, la liste des pièces et la procédure d'accord pour les dépenses urgentes.
3. Construire la preuve sans attendre l'expert
| Élément | Contenu | Précaution |
|---|---|---|
| Photos et vidéos | Vues générales, origine apparente, détails et numéros de série. | Ne pas se mettre en danger ni modifier la scène inutilement. |
| Chronologie | Découverte, alertes, interventions et mesures conservatoires. | Distinguer faits observés et hypothèses. |
| Inventaire | Bien, quantité, état, valeur, emplacement et justificatif. | Conserver si possible les biens pour examen. |
| Factures | Achat, réparation, nettoyage, relogement et location. | Relier chaque dépense au sinistre. |
| Témoins et tiers | Coordonnées, constats, plaintes et rapports. | Ne pas reconnaître une responsabilité sans analyse. |
Sauvegardez une copie du dossier hors du local sinistré. Les documents comptables, contrats et inventaires peuvent eux-mêmes avoir été détruits.
4. Documenter l'impact sur l'activité dès le premier jour
Notez les heures d'arrêt, commandes annulées, ventes reportées, capacités réduites et solutions temporaires. Conservez les agendas, commandes, historiques de chiffre d'affaires et échanges clients permettant de reconstituer la trajectoire attendue.
Avant de louer un local, une machine ou d'externaliser une production, expliquez à l'assureur comment la dépense limite la perte et demandez l'accord prévu. Les frais supplémentaires doivent être traçables.
- Services totalement ou partiellement interrompus.
- Effectif inoccupé ou redéployé.
- Délai annoncé par les réparateurs et fournisseurs.
- Charges fixes qui continuent.
- Économies de charges variables.
- Perte de clients ou de saison commerciale.
5. Préparer l'expertise
Regroupez le contrat complet, les capitaux déclarés, le bail, l'inventaire avant sinistre, les preuves d'achat, la comptabilité et les devis de réparation. Préparez une visite structurée par zone et par catégorie de dommage.
Posez des questions sur la cause retenue, les biens garantis, la méthode de vétusté, les travaux urgents, les acomptes et le calendrier. Si une contre-expertise peut être utile, vérifiez les modalités contractuelles et l'information communiquée par l'assureur.
6. Le cas particulier de la catastrophe naturelle
La garantie catastrophe naturelle suppose notamment la publication d'un arrêté reconnaissant l'état de catastrophe naturelle pour la commune et l'événement concernés, ainsi qu'un contrat comportant la garantie appropriée. Le ministère de l'Économie indique que la déclaration doit intervenir au plus tard dans les 30 jours après la publication de l'arrêté au Journal officiel.
Déclarez néanmoins les dommages à l'assureur dès que possible sans attendre passivement l'arrêté. Conservez les photos de la hauteur d'eau, traces, boues, biens endommagés et mesures de nettoyage.
Après la déclaration : tenez un tableau partagé des pièces envoyées, demandes reçues, dépenses, acomptes et décisions. Cela réduit les oublis pendant une période où plusieurs interlocuteurs interviennent.