Documents pour un devis d'assurance professionnelle : la checklist complète
Un dossier préparé accélère la consultation et évite un tarif fondé sur une mauvaise hypothèse. Toutes les pièces ne sont pas nécessaires pour tous les contrats : l'objectif est de fournir la bonne preuve au bon moment.
Le socle commun à la plupart des devis
| Bloc | Éléments utiles | Pourquoi ils sont demandés |
|---|---|---|
| Identité | Extrait d'immatriculation, coordonnées, représentants et établissements. | Identifier le souscripteur et les entités à assurer. |
| Activité | Description précise, répartition du CA, clientèle et territoires. | Déterminer la nature et l'intensité du risque. |
| Finances | CA passé et prévisionnel, masse salariale ou marge brute selon le produit. | Dimensionner l'exposition et certaines indemnités. |
| Contrats | CGV, contrat client type, bail, crédit-bail et exigences d'assurance. | Repérer les responsabilités et les intérêts à garantir. |
| Antécédents | Contrat actuel, relevé de sinistralité, résiliation et circonstances connues. | Comprendre l'historique et les corrections apportées. |
| Prévention | Procédures, alarmes, sauvegardes, qualifications et maintenance. | Évaluer la maîtrise du risque et les conditions de garantie. |
Les pièces spécifiques selon le contrat
RC professionnelle
- Description des missions et exemples de livrables.
- Montant du contrat client le plus important.
- CGV, clauses de responsabilité et recours à la sous-traitance.
- Pays des clients et secteurs sensibles.
Multirisque professionnelle
- Adresse, surface, usage, qualité d'occupant et copie du bail.
- Valeur du matériel, du mobilier, des marchandises et des aménagements.
- Chiffre d'affaires ou marge brute utile au calcul des pertes d'exploitation.
- Moyens de protection : alarme, vidéosurveillance, serrures, extincteurs et maintenance.
Cyberassurance
- Architecture générale, prestataire informatique et nombre d'utilisateurs.
- Nature des données, exposition internet et services essentiels.
- Authentification multifacteur, sauvegardes, tests de restauration et mises à jour.
- Incidents passés, plan de réponse et dépendances aux prestataires.
Flotte automobile
- Liste des véhicules avec immatriculation, usage, valeur et financement.
- Relevé d'information ou état de sinistralité détaillé.
- Règles d'attribution, catégories de conducteurs et zones de circulation.
- Dispositifs de prévention, stationnement et télématique le cas échéant.
Garantie décennale
- Liste exacte des activités et techniques mises en œuvre.
- Diplômes, expérience, anciens contrats et attestations.
- Répartition du chiffre d'affaires par métier et part de sous-traitance.
- Types de chantiers, coût maximal et procédés non courants éventuels.
Mutuelle collective
- Convention collective, effectif et catégories de salariés.
- Structure actuelle des garanties et financement employeur.
- Décision unilatérale, accord ou référendum instituant le régime.
- Dispenses et besoins particuliers identifiés.
Que fournir lorsqu'une entreprise vient d'être créée ?
L'absence d'historique n'empêche pas de préparer un dossier solide. Remplacez les comptes passés par un prévisionnel expliqué, des devis ou contrats déjà signés, l'expérience du dirigeant, les diplômes utiles et la description des procédures prévues.
Évitez de sous-estimer l'activité pour obtenir une première proposition. Déclarez les prestations réellement envisagées, même si elles ne sont pas encore facturées. Une mise à jour pourra être faite lorsque le chiffre d'affaires se stabilise.
Les documents à actualiser avant le renouvellement
Idéalement, le dossier est revu plusieurs semaines avant l'échéance. Mettez à jour le chiffre d'affaires, les établissements, les valeurs, les véhicules, l'effectif, les nouvelles prestations, les pays d'intervention et les sinistres.
Joignez une courte note sur les changements importants. Si un sinistre a eu lieu, expliquez sa cause, son coût, son état et les mesures prises pour éviter qu'il se reproduise. Une information structurée est plus utile qu'une série de pièces sans contexte.
Contrôle qualité avant d'envoyer le dossier
- Vérifiez que les chiffres portent tous sur la même période.
- Nommez les fichiers de façon lisible et indiquez la version.
- Supprimez les pièces obsolètes qui peuvent créer une confusion.
- Signalez clairement les informations encore estimées.
- Ne masquez pas une réclamation ou une circonstance connue.
- Demandez la liste des pièces réellement nécessaires avant d'envoyer des données sensibles.
- Utilisez un canal sécurisé pour les documents confidentiels.
Dossier recommandé : créez cinq sous-dossiers — identité, activité, biens, contrats et sinistres — puis un résumé d'une page qui explique le besoin et les changements de l'année.